記帳代行を外注するとき契約の注意点はある？【書面契約の必要性とは？】
記帳代行を外注する際、「業務委託契約」をする必要があります。
全く初めての人に記帳代行を任せるとなれば、やはり書面契約の重要性はより増してくるでしょう。
今回は記帳代行を外部委託するときの「契約の注意点」「契約書で確認しておきたいポイント」についてお話ししていきたいと思います。
記帳代行は口頭でも契約自体は成立する
契約には書面以外にも【口頭での契約】もあります。
契約で大事な点は、【お互いが合意したか？否か？】です。
つまり口約束でも記帳代行の内容に了承したならば、契約が成立したことになります。
記帳代行において口頭契約のいいところは２つです。
１縛りがない（解約がしやすい）
２契約がしやすい
共通して言えることは「気軽に頼める」という点です。
しかし口頭契約は、全てが信頼のもとに成り立つ契約のため、のちのちのトラブルは回避できません。
記帳代行は書面で契約するのがベスト
口頭でも契約自体は有効ですが、
記帳代行においては、書面にて契約書を交わしておくのがベストです。
契約において「言った」「言わない」の話しはのちのちトラブルを招きかねないからです。
●契約後、思わぬ料金が発生した
●すぐに値上げしてきた
●契約解除後、違約金を請求された
信頼関係で仕事が成り立っているとはいえ、急に信頼関係が崩れることもあります。
口頭契約よりも、書面での契約はお互いを守ることにつながります。
記帳代行の契約書で確認しておきたい５つのポイント
ここでは書面での契約をした時、確認しておいた方がいい項目について、お話ししておきます。
ポイントは５つです。
①契約期間
② 料金
③解約時の条項
④秘密保持義務
⑤資料等の責任
それでは、順を追ってみていきましょう。
①契約期間
記帳代行だけの契約の場合、それほど縛りはキツくありません。
多くの場合、１ヶ月〜３ヶ月単位の契約になっています。
２年、３年と長い場合は、交渉してみることも必要です。
いくら外注先が気に入っても、不必要な長い契約は、縛りが強く、解約が容易で無くなります。
解約をする際のペナルティも大きい可能性があるので注意が必要です。
【ただ税理士に記帳代行を任せる場合】
顧問契約の中で記帳代行を行うことがほとんどです。
税理士の顧問契約期間は、１年間の自動更新です。
ここが記帳代行のみ外注したときと少し違うところです。
②料金
一般的に言えば、記帳代行の料金は「仕訳数によっていくら」で決まります。
また「年商規模に対して月々いくら」でおおよその記帳代行料を設定しているところもあります。
●仕訳数に応じての料金（従量課金）
●月々の料金（月額固定）
支払い期限や支払い方法についても記載がありますので、ここも確認が必要です。
③解約時の条項
解約する際の条項についても、きちんと確認することが大切です。
●解約時、違約金や払戻金が発生するか？
●途中での解約が簡単かどうか？
もし記帳代行のクオリティが低かった場合、解約したくても
解約できない条件では、引き継ぎの際、支障が出てきてしまいます。
大事なバックオフィスを任せる仕事のため、本業に差し支えが出てきては意味がありません。
解約が容易かどうか、調べることも重要です。
④秘密保持義務
守秘義務は士業であれば当然持っています。
そのため、税理士や行政書士との書面においては当然、秘密保持についての明記があります。
しかし一般的なフリーランスに任せる場合、秘密保持義務についての明記をしっかり書かれているか、確認しておくべきです。
記帳代行は会社の大事な領主書や、請求書、通帳のコピー、取引先の情報などを外部に渡します。
秘密保持が守られていない委託先とは取引はしないことです。
もちろん秘密保持を守らなかった際の、損害賠償の明記も忘れずにチェックしてみてください。
⑤資料等の責任
前述の通り、資料を外部に預けるため、資料の提供や責任についても明記されている必要があります。
【会社の資料を万が一無くした場合どうするのか？】
損害賠償責任についても明記しておくことも大切です。
【まとめ】
今回は記帳代行を外部委託するときの「契約の注意点」「契約書で確認しておきたいポイント」についてお話ししていきました。
やはりトラブルを未然に防ぐ意味でも、記帳代行を外部委託する際は、書面での契約をおすすめします。
記帳代行を税理士に任せるにしても、きっちり契約内容を守った税理士に任せることは必要です。
税理士の中には、記帳代行業務を嫌う人もいますし、相場通りにきっちり仕事をこなす人も探しづらいことがあります。
ぜひ記帳代行を税理士に依頼したい人は、税理士紹介サービスをご利用をいただければと思います。
