【レシートの保管方法】破棄できる？整理のコツと保管期間の目安
日々の取引で受け取ったレシートは重要な書類なので正しく保管しなければなりません。
ただし、形も大きさもバラバラな紙のレシートをうまく整理するにはコツが必要です。
この記事でわかること
・レシートの保管に役立つ整理のコツ4選
・レシートの保管期間
・電子帳簿保存法のスキャナ保存
・レシート保管のポイント
日々増えるレシートの整理方法や破棄についてお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
レシートの保管に役立つ整理のコツ4選
レシートを整理する目的は、保管しやすくするだけでなく、後からレシートを確認する際に見つけやすくすることです。
保管しやすさと探しやすさを意識して整理しましょう。
レシートの保管に役立つ整理のコツを4つ紹介します。
①月ごとに紙に貼る
②月ごとにクリアポケットに入れる
③月ごとに封筒に入れる
④会計ソフトに入力してから整理する
①月ごとに紙に貼る
レシート整理で昔からよく行われているのは、レシートを1枚ずつ紙に貼る方法です。
その際には月ごとに、少しずらして貼りましょう。
月ごとにまとまっていれば、目的のレシートを探しやすくなります。
また、少しずらして貼っているとレシートを何枚もめくって確認することなく、一目で発見できます。
さらに、整理に役立つコツは貼る紙を統一すること、その中でもA4のコピー用紙がおすすめです。
コピー用紙は準備しやすく、増えていっても穴をあけてファイルに綴じれば、簡単に整理保管することができます。
ただし、レシートが多いと貼る作業に時間がかかってしまいます。
他の業務に支障が出ないように、ある程度割り切って作業しましょう。
②月ごとにクリアポケットに入れる
月ごとにクリアポケットファイルに入れて整理する方法もあります。
レシートを貼らずに入れていくだけなので、作業を短時間で終わらせることができるのがメリットです。
この方法のコツとして、ポケットの数が12以上あるファイルを選びましょう。
1か月1ポケットと決めて月ごとに整理しておけば、後から目的のレシートを探しやすくなります。
ただし、レシートをまとめてポケットに入れてしまうので、後から探すときに手間がかかることがデメリットです。
特に重要な支払いや税金の納付書などを余ったポケットで別に整理すれば、探しやすくなり管理もしやすくなります。
③月ごとに封筒に入れる
月別の封筒にレシートを入れる方法も簡単に整理し保管することができます。
封筒のメリットは業務に合わせて柔軟に使えることです。
クリアポケットファイルは容量やポケットの数に制限があります。
一方、封筒であればレシートの量に合った大きさの封筒を選び、いくつでも使うことができます。
封筒で整理するときのコツは、1か月1袋にとらわれず管理しやすいように整理の方法をカスタマイズすることです。
たとえば、クレジットカードなど預金口座からの引き落とし分の封筒と現金支払い分の封筒のように出金元で分けてもいいでしょう。
他にも交際費、消耗品費など費目で分けるのも、管理するうえで便利な方法です。
ただし、封筒は中身が出やすく紛失するおそれがあるため、クリップでとめるなど工夫しておきましょう。
④会計ソフトに入力してから整理する
レシートは会計ソフトなどに入力（記帳）してから整理しましょう。
経理業務ではレシートを見ながら日々の取引を記帳します。
その中で注意しなければならないのは、同じレシートを何回も記帳してしまうことです。
原則1つのレシートからは1つの取引を記帳します。
よって、レシートは1枚しかないのに、同じ取引が2つ以上記帳されていると架空経費とみなされ、悪質であれば脱税など不正行為としてペナルティを受けることになります。
レシートを重複して記帳してしまうミスを防ぐために、会計ソフトなどに入力してからレシートを整理しましょう。
すると、整理してあるレシートは入力済みなので、処理が必要なのは整理していないレシートだと一目でわかります。
経理業務とレシート整理の流れを意識して、効率よく作業しましょう。
レシートの保管期間の目安
レシートは一定期間保管する必要があります。
なぜなら、1年間の取引をまとめた確定申告の内容を証明する重要な書類だからです。
保管期間は国税庁によって帳簿や書類ごとに細かく決められています。
正しく保管されていなかった場合、税務調査で経費として認められない可能性があるので注意しましょう。
レシートの保管期間について、次の3つのケース別に解説します。
①個人の青色申告者
②個人の白色申告者
③法人
青色申告者は7年間
個人で確定申告を青色申告で提出している場合、レシートの保管期間は7年間です。
下表のとおり、書類によって7年間と5年間のものがありますが、業務にかかわる帳簿と書類はまとめて7年間保管しておきましょう。
<a href=”https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm“>国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告</a>
白色申告者は5年間
個人で確定申告を白色申告で提出している場合、レシートは最低5年間保管しましょう。
しかし、下表のとおり法定帳簿は7年間なので、業務にかかわる帳簿と書類はまとめて7年間保管しておくと安心です。
<a href=”https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm“>国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告</a>
法人は10年間
法人においても帳簿と書類の保管期間は7年間です。
ただし、確定申告に青色繰越欠損金や災害損失金額があれば10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保管義務が生じます。
<a href=”hhttps://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm“>国税庁 帳簿書類等の保存期間</a>
レシートをスキャナ保存すれば紙は破棄できる
レシートの保管期間で説明したとおり、レシートなどの書類は保管期間中は破棄できません。
しかし、電子帳簿保存法に定める要件にしたがって、レシートを電子データで保存することで、保管期間中であっても紙の原本を破棄することができます。
国税庁はレシートの破棄について、次のように説明しています。
<blockquote cite=”https://wt.htm”>
<p>令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、以下（※）の場合を除いて、スキャナで読み取り、最低限の同等確認（電磁的記録の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認（折れ曲がり等がないかも含みます。）することをいいます。以下同じです。）を行った後であれば、即時に廃棄して差し支えありません。
（※） 入力期間を経過した場合（【問29】のようなケースを除きます。）には、電磁的記録と合わせて国税関係書類の書面（紙）を保存する必要があります。
</p>
引用元：<cite><a href=”https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-3.pdf“>国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問3</a></cite>
</blockquote>
次に、電子帳簿保存法について概要とスキャナ保存の要件を確認しましょう。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
1998年に施行され何度か改正されましたが、2022年1月に電子取引や電子データの保存方法についてのルールが大きく改正され、2年間の経過措置を経て2024年1月からの実際の取引で義務化されます。
電子帳簿保存法のおもな保存区分は次の3つです。
①電子帳簿等保存
②電子取引データ保存
③スキャナ保存
このうち、電子取引データ保存とスキャナ保存がレシートの保管に関係します。
スキャナ保存では、紙で受け取ったレシートなどの書類を電子データで保存する方法を定めています。
次に、スキャナ保存を利用するときの要件を解説します。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存ができるのは、領収書、契約書、請求書、納品書、見積書、注文書など現金預金取引等関係書類やその他業務に関わる書類です。
総勘定元帳などの帳簿と貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類はスキャナ保存できません。
スキャナ保存には次の10要件を満たす必要があります。
特に重要な要件のみを解説しますので、詳しくは国税庁ホームページをご確認ください。
<a href=”https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf“>スキャナ保存関係パンフレット（令和6年1月1日からの取り扱いに関するもの）</a>
①入力期間の制限
7営業日以内または業務処理規程があれば最長2か月と7営業日以内に入力
②一定の解像度による読み取り
③カラー画像による読み取り
④タイムスタンプの付与
入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを付与
⑤ヴァージョン管理
⑥帳簿との相互関連性の確保
⑦見読可能装置等の備付け
⑧速やかに出力すること
⑨システム概要書等の備付け
⑩検索機能の確保
取引年月日などの日付、取引金額、取引先、日付や金額の範囲指定、2以上の項目の組み合わせで検索可能
レシート保管のポイント
レシートを保管するときのポイントは2つあります。
次のポイントを参考に、作業効率を意識してレシートを整理し保管しましょう。
①時間をかけすぎない
②業務の流れにあう保管方法を選ぶ
時間をかけすぎない
レシート整理には時間をかけすぎないことがポイントです。
レシートの整理も経理業務のうちの大切な作業ですが、あくまで整理なので他の重要な業務に支障があってはいけません。
紙に貼る時間がなければ、袋にまとめるなど、無駄を省き短時間で作業できるよう工夫しましょう。
業務の流れにあう保管方法を選ぶ
業務の流れにあう保管方法を選びましょう。
たとえば、毎月のレシート量が多いのであれば、数か月まとめて作業するよりは週1回など定期的に処理するほうが、作業ミスを減らすことにもつながり、他の業務を長時間止めることもありません。
【まとめ】レシートを効率よく整理し保管しよう
レシートの整理は効率よく作業し、保管期間を守って正しく保管しましょう。
「電子帳簿保存法についてサポートしてほしい」
「レシートを使った経理作業を相談したい」
レシート保管などの経理業務にお困りの方は、ぜひタックスボイスへご相談ください。
タックスボイスはご要望にあった税理士を無料で紹介するサービスです。
税理士による電子帳簿保存法のサポートも可能です。
ぜひご相談ください。
